Проблемы внедрения электронного документооборота: как избежать ошибок?

Отсутствие четкой схемы работы

Внутренние процессы часто имеют стихийный характер, связанный с неравномерной нагрузкой, спросом на товары/услуги, текучестью кадров. Структурный беспорядок всегда негативно отражается на времени внедрения и постановке конечных задач. LanDocs предлагает воспользоваться коробочным решением с готовыми и проверенными на практике алгоритмами работы.

Негативное отношение к нововведениям со стороны персонала

Этого не избежать, если организация десятилетиями перебирала бумажки и носила их из кабинета в кабинет. Консервативные настроения и страхи присутствуют везде, и они решаются путем просветительской работы. Мы поможет сделать внедрение системы электронного документооборота постепенным, планомерным и эффективным. В комплексный пакет услуг входит обучение, консультирование и техническая поддержка. Наши специалисты помогут освоить функционал LanDocs в короткие сроки, развеивая существующие стереотипы и заблуждения.

Переход от бумаги на цифру

Не стоит пугаться оцифровки документов, даже если их количество исчисляется тысячами. Сегодня есть много программ, которые умеют распознавать текстовые и графические материалы. При должном подходе переход на цифру может занять 1-2 дня. Получение электронных образцов не является большой проблемой, тем более в каждой компании часть документов присутствует именно в таком виде.

Отсутствие юридической силы

Физические справки, договоры, отчеты заверяются подписью руководителей и печатями. Можно ли их подделать? Да. Электронная цифровая подпись, представляющая собой программный код с шифрованием данных, полностью защищена от взлома. Её используют все крупные компании, причем как во внутреннем, так и внешнем документообороте. Получить ЭЦП можно в короткие сроки в любой аккредитованной организации. Многие наши клиенты параллельно проводят внедрение электронного документооборота и оформление цифровых подписей. В LanDocs есть все необходимое для работы с ЭЦП.

Покупка коробочного решения

Внедрение СЭД – сложный длительный процесс, сопровождающийся немалыми финансовыми затратами. Приобретение готового решения часто вызывает страх перед будущим. Подойдет ли коробочная программа с фиксированным функционалом? Покупка LanDocs является логичным стартом проекта. В результате эксплуатации нашей СЭД вы сможете понять внутренние потребности организации и реальные проблемы внедрения электронного документооборота в вашей компании. Не нужно бояться коробочных решений, ведь они не лишены возможности масштабирования и развития функционала.

Роль электронного документооборота в делопроизводстве сложно переоценить. Без автоматизации внутренних бизнес-процессов – эффективность и конкурентоспособность компании существенно снижается. О каких нюансах, технических и финансовых особенностях стоит знать, перед тем как решиться на переход в цифровой формат? Мы собрали основные проблемы, связанные с внедрением электронного документооборота, которые могут возникнуть в любой организации.