Преимущества ведения электронного архива документов

Преимущества хранения электронных документов в архиве

· Потеря данных сведена к минимуму, а размер электронного хранилища практически не ограничен (облачные сервисы, собственный сервер, жесткие диски большого объема).

· Отсутствие необходимости покупки (аренды) помещений, назначения ответственных, создания физической защиты бумажных носителей. Современные способы шифрования позволяют ограничить доступ, исключить возможность взлома, кражи, в том числе через сеть интернет.

· Централизованное хранение всех документов компании. Рабочая, техническая, организационная, правовая информация находится в одном месте.

· Автоматизированный учет электронных документов в архиве, возможность настройки внутренних процессов (сортировки, переноса, уничтожения, получения статистических данных, формирования итоговых и промежуточных отчетов).

· Удобный поиск, занимающий минимум времени и сил. Программа позволяет находить любые справки, регистрационные документы по названию, содержанию, дате, фамилии сотрудника.

· Настройка уровня доступа с учетом должности, обязанностей. Каждый сотрудник сможет видеть только те документы, которые ему нужны для работы. Получить доступ, например, к распорядительным бумагам, данным выходящим за пределы его компетенции, можно только с предварительного разрешения руководства.

· Удаленная работа с домашнего ПК, смартфона, ноутбука во время командировки, отпуска, деловых переговоров.

Электронный архив документов в LanDocs является неотъемлемой частью системы автоматизации внутреннего документооборота. Вы сможете не только хранить и запрашивать информацию, но и управлять рабочими процессами (согласование, контроль исполнение поручений, проверка, внесение изменений и т.д.). Только с современной СЭД можно раскрыть весь потенциал электронного архива, сокращая время решения внутренних задач и выводя компанию на более высокий уровень развития!

Электронный архив документов ведется в цифровом пространстве, позволяя применять к нему современные средства автоматизации, обработки, поиска и передачи файлов. Он может иметь отдельную архитектуру или являться частью СЭД. Массовое использование таких программ обязано внедрению национальной программы «Цифровая экономика». Сегодня даже Министерство Культуры перешло на электронный документооборот, имея собственный архив.

Сбор действующих и старых договоров, отчетов, актов, справок в бумажном виде утратило свою актуальность. Это невыгодно (занимает рабочее пространство и требует найма целевых сотрудников), неудобно с точки зрения хранения и поиска. Бумажные носители затрудняют деятельность, которая ведется на территории нескольких городов, стран и т.д. В этом случае заказные письма отправляют по почте, договоры возят сотрудники лично, отправляясь в деловые командировки. Пересылка электронных документов занимает считанные секунды. А наличие цифровой подписи исключает необходимость личной встречи с клиентом, партнером.