Как сделать правильный выбор СЭД для организации?

Базовые критерии

1. Интерфейс. Он должен обеспечивать удобство работы всем без исключения сотрудникам. Некоторые системы созданы по примеру бухгалтерских программ, имея специфическую структуру. Они непонятны большинству людей, создавая дополнительные сложности использования СЭД внутри организаций. Интерфейс LanDocs, разработанный в стиле Microsoft Office, упрощает процесс обучения, сокращает время введения, снижает число вопросов к программистам.

2. Удаленное подключение. Развитие бизнеса может потребовать увеличения числа пользователей (в т. ч. для работы в разных офисах, городах). Для этих целей многие вендоры привлекают региональных партнеров, которые выполняют целевые работы по месту. Намного удобнее, быстрее и прогрессивнее работает наша программа, поддерживая возможность удаленного подключения.

3. Единый архив и общая работа. Хранилище данных должно позволять пользователям, имеющим соответствующий доступ, находить, редактировать, согласовывать любые документы. При этом система не должна проседать от одновременной работы нескольких людей, грамотно структурируя и обрабатывая (без потери скорости) данные.

4. Маршрутизация документов. В большинстве случаев автоматизированные функции СЭД в организации невозможно дополнить. Они должны присутствовать на старте проекта. При выборе программы стоит уточнить, есть ли в системе маршрутизатор документов. Он сократит время выполнения рутинных задач, снизит долю участия сотрудников в процессе. LanDocs может сам выбирать шаблоны документов, заполнять официальные данные, определять необходимость согласования, утверждения сотрудниками разных отделов.

5. Мобильные функции. Выбор СЭД для организации должен учитывать возможность удаленного доступа к системе с разных устройств. Перед покупкой узнайте, как реализован мобильный агент, какие есть ограничения и условия применения. Электронный документооборот LanDocs не привязывается к приложению, он работает через браузер, в том числе планшетного компьютера и смартфона.

6. Дата создания. На российском рынке присутствуют стартапы и плановые проекты с минимальным практическим опытом или с полным его отсутствием. К таким компаниям стоит относиться с осторожностью. Наша СЭД в организациях (больших и малых) используется более 20 лет! За это время алгоритмы работы ПО были отработаны до совершенства, исправлены ошибки и доработаны базовые процессы. LanDocs не требует глубокой настройки, эффективно работает сразу после установки.

Стоимость и сроки

По сравнению с ведущими СЭД для организаций, внедрить коробочную версию LanDocs можно за 1-2 недели. При этом львиную долю затрат занимает запуск: установка, настройка, обучение сотрудников. Стоимость пожизненной лицензии – 6 тыс. вместо 36 тыс. рублей. Для эксплуатации не нужен программист, а значит вы дополнительно будете экономить 50-100 тыс. рублей в месяц!

Рано или поздно каждая компания сталкивается с необходимостью внедрения СЭД в организацию. Обилие предложений на рынке вызывает сложности при выборе поставщика услуг. Какой программный продукт лучше? На что обратить внимание при покупке готового решения?