Зачем нужна электронная подпись в системе документооборота СЭД?

Что это такое и для каких целей используется?

Цифровая подпись – информационный объект, имеющий высокую защиту от взлома, создания копии. Она включает в себя данные о владельце, его компетенции, а также графическую роспись. Оформление требует письменного заверения, сверки документов и присутствия пользователя. Это делается в аккредитованных центрах, которые тщательно проверяют информацию и выдают соответствующий доступ пользователю. Электронная подпись в СЭД может иметь разные полномочия, например, ограниченные действиями директора или начальника отдела. В таком случае она получает название «соподпись», вступая в силу после одобрения руководства.

СЭД LanDocs предполагает возможность использования ЭЦП для:

• защиты электронных документов от несанкционированного внесения изменений;
• заверения, подписания, одобрения внутренних бумаг;
• ведения деловой переписки, где цифровая подпись выступает в роли ключа (кода доступа);
• создания официальных соглашений (позволит видеть дату, участников, ответственных).

Электронная подпись в системе СЭД позволяет удаленно подписывать договоры, находясь в командировке, отпуске, на деловом ужине. Её невозможно подделать, она не требует подтверждения печатью.

Специальный модуль ЭЦП в LanDocs

Наша программа имеет гибкую структуру, позволяя выбирать функционал и масштабировать организацию. Даже если в данный момент вы не пользуетесь электронными подписями, в процессе развития бизнеса вы сможете подключить данный модуль. Он позволит полностью перейти на электронный документооборот, отказаться от физического заверения, повысить уровень защиты и контроля. Усиленная квалифицированная подпись – не просто зашифрованный программный код, это информационный объект. С его помощью можно:

• зафиксировать время и дату подписания договора;
• увидеть изменения, определить его автора;
• организовать конфиденциальную переписку;
• зашифровать информацию, в том числе выходящую за пределы СЭД;
• настроить доступ, указывая ограниченное число сертификатов (людей с ЭЦП).

Система документооборота СЭД LanDocs отлично работает и без дополнительной защиты. Вы можете пользоваться базовой версией, подключить любые из 18 модулей, распределить обязанности и настроить уровень доступа сотрудников. Стоимость бессрочной лицензии составляет 6000 рублей, аренды на месяц – всего 300 рублей! Хотите узнать о LanDocs больше? Рекомендуем почитать другие информационные статьи нашего сайта. Хотите испытать систему на практике? После регистрации вы получите бесплатный доступ к демоверсии программы!

ЭЦП является неотъемлемой частью удаленной работы, используется для придания юридической силы документу без личного присутствия сторон. Электронно цифровая, а с 2011 года – усиленная квалифицированная подпись – может иметь разные сертификаты, различаться типом шифрования и прикрепленными данными. Ею пользуется большинство российских предпринимателей для заключения договоров, подписания актов и налоговых отчетов. Система документооборота СЭД вместе с ЭЦП позволяют решать десятки задач, оптимизируя внутренние и внешние бизнес-процессы.