Автоматизация договоров – контроль над исполнением, защита, сроки
Контроль над сроками исполнения: особенности процесса
Программа автоматизации договоров выставляет задачу, сроки, назначает исполнителя. Процесс может отталкиваться как от общего регламента, так и от предпочтений руководителя. LanDocs предусматривает оба варианта, оставляя возможность внесения изменений в ручном режиме. В случае, если хоть одно условие (например, выполнение поручения) было просрочено, система отправляет уведомление ответственному лицу. Контроль над сроками исполнения (автоматизация договоров по времени) может включать:
Согласование и хранение
LanDocs помогает эффективно управлять рабочими версиями документа, действуя по стандартизированному или индивидуальному сценарию. Система уведомит сотрудников о временных ограничениях, обеспечит условия одновременной, последовательной или параллельной работы. Пользователи смогут согласовывать не только условия сотрудничества, но и решать финансовые вопросы, прикреплять отчеты, платежные счета и справки. Система автоматизации учета договоров сама переместит договор в нужную картотеку, разделяя документооборот на рабочий, выполненный и готовый к отправке контрагентам.
Защита от ошибок и несанкционированного внесения изменений
СЭД LanDocs позволяет делегировать обязанности и зоны ответственности, предоставляя сотрудникам разные уровни доступа. Если юридический отдел сможет внести изменения в формулировки, то менеджерский состав – только в личные сведения клиентов, заказчиков, партнеров. Программа автоматизации создания договоров может включать в себя выбор шаблона и внесение стандартизированных данных (дата, время, основные положения). Вкупе с контролем над сроками исполнения такой механизм позволит вывести компанию на более высокий уровень развития!
Программа автоматизации договоров выставляет задачу, сроки, назначает исполнителя. Процесс может отталкиваться как от общего регламента, так и от предпочтений руководителя. LanDocs предусматривает оба варианта, оставляя возможность внесения изменений в ручном режиме. В случае, если хоть одно условие (например, выполнение поручения) было просрочено, система отправляет уведомление ответственному лицу. Контроль над сроками исполнения (автоматизация договоров по времени) может включать:
- делегирование задач, формирование иерархии поручений;
- постановку общих и персональных заданий;
- автоматическую постановку и снятие договора с контроля, перенос в папку «просроченные» и т.д.;
- учет трудозатрат, уровня загруженности сотрудников;
- создание исполнительских отчетов, их пересылка ответственным лицам;
- периодическое информирование, напоминание, рассылка уведомлений о задачах, участниках;
- возможность изменения (продления) времени, формирования графиков эффективности и статистических отчетов.
Согласование и хранение
LanDocs помогает эффективно управлять рабочими версиями документа, действуя по стандартизированному или индивидуальному сценарию. Система уведомит сотрудников о временных ограничениях, обеспечит условия одновременной, последовательной или параллельной работы. Пользователи смогут согласовывать не только условия сотрудничества, но и решать финансовые вопросы, прикреплять отчеты, платежные счета и справки. Система автоматизации учета договоров сама переместит договор в нужную картотеку, разделяя документооборот на рабочий, выполненный и готовый к отправке контрагентам.
Защита от ошибок и несанкционированного внесения изменений
СЭД LanDocs позволяет делегировать обязанности и зоны ответственности, предоставляя сотрудникам разные уровни доступа. Если юридический отдел сможет внести изменения в формулировки, то менеджерский состав – только в личные сведения клиентов, заказчиков, партнеров. Программа автоматизации создания договоров может включать в себя выбор шаблона и внесение стандартизированных данных (дата, время, основные положения). Вкупе с контролем над сроками исполнения такой механизм позволит вывести компанию на более высокий уровень развития!
LanDocs – система автоматизации внутреннего документооборота, имеющая широкий спектр инструментов для работы с договорами. Алгоритмы нашего ПО помогут:
- повысить контроль над исполнением, разбить работу на этапы;
- сократить время подготовки документов в несколько раз (по сравнению с традиционным подходом);
- исключить возможность некорректной подготовки (с неверным содержанием, юридическими и другими ошибками, неточностями официальных данных) для передачи контрагентам.
