Автоматизация договоров – контроль над исполнением, защита, сроки

Контроль над сроками исполнения: особенности процесса

Программа автоматизации договоров выставляет задачу, сроки, назначает исполнителя. Процесс может отталкиваться как от общего регламента, так и от предпочтений руководителя. LanDocs предусматривает оба варианта, оставляя возможность внесения изменений в ручном режиме. В случае, если хоть одно условие (например, выполнение поручения) было просрочено, система отправляет уведомление ответственному лицу. Контроль над сроками исполнения (автоматизация договоров по времени) может включать:

• делегирование задач, формирование иерархии поручений;
• постановку общих и персональных заданий;
• автоматическую постановку и снятие договора с контроля, перенос в папку «просроченные» и т.д.;
• учет трудозатрат, уровня загруженности сотрудников;
• создание исполнительских отчетов, их пересылка ответственным лицам;
• периодическое информирование, напоминание, рассылка уведомлений о задачах, участниках;
• возможность изменения (продления) времени, формирования графиков эффективности и статистических отчетов.

Отдельное внимание уделено контролю над сроками действия договоров, представляя возможность автоматической пролонгации, формирования соответствующих поручений компетентным специалистам.

Согласование и хранение

LanDocs помогает эффективно управлять рабочими версиями документа, действуя по стандартизированному или индивидуальному сценарию. Система уведомит сотрудников о временных ограничениях, обеспечит условия одновременной, последовательной или параллельной работы. Пользователи смогут согласовывать не только условия сотрудничества, но и решать финансовые вопросы, прикреплять отчеты, платежные счета и справки. Система автоматизации учета договоров сама переместит договор в нужную картотеку, разделяя документооборот на рабочий, выполненный и готовый к отправке контрагентам.

Защита от ошибок и несанкционированного внесения изменений

СЭД LanDocs позволяет делегировать обязанности и зоны ответственности, предоставляя сотрудникам разные уровни доступа. Если юридический отдел сможет внести изменения в формулировки, то менеджерский состав – только в личные сведения клиентов, заказчиков, партнеров. Программа автоматизации создания договоров может включать в себя выбор шаблона и внесение стандартизированных данных (дата, время, основные положения). Вкупе с контролем над сроками исполнения такой механизм позволит вывести компанию на более высокий уровень развития!

LanDocs – система автоматизации внутреннего документооборота, имеющая широкий спектр инструментов для работы с договорами. Алгоритмы нашего ПО помогут:

• повысить контроль над исполнением, разбить работу на этапы;
• сократить время подготовки документов в несколько раз (по сравнению с традиционным подходом);
• исключить возможность некорректной подготовки (с неверным содержанием, юридическими и другими ошибками, неточностями официальных данных) для передачи контрагентам.

Автоматизация договоров (процесса внутреннего согласования) позволяет повысить эффективность взаимодействия между отделами и руководством. СЭД определит оптимальный маршрут, проконтролирует выполнение обязанностей на каждом этапе, предоставит подробный отчет начальству.