Запросить стоимость
Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время
Система электронного документооборота для компании строительной отрасли
СЭД LDM.Express подходит организациям, занимающимся проектированием и строительством зданий, сооружений, транспортной инфраструктуры, а также предоставляющим инжиниринговые услуги и любые другие в сфере строительства

Закажите демонстрацию системы электронного документооборота LDM.Express

Этапы строительного проекта, когда без документов не обойтись
1. Пресейл
Это этап, на котором подрядчик оценивает объем работ и возможность выполнения проекта, на данном этапе подготавливается договор и вся техническая документация
2. Исполнение
Этап, на котором непосредственно происходит выполнение обязательств по контракту
Документы
3. Закрытие
Этап, на котором происходит формальное закрытие проекта, оформление всей документации и предоставление ее заказчику
Документы
1. Пресейл
• Проект договора — это документ, в котором прописаны все юридические обязательства между заказчиком и исполнителем

• Исходные данные — это те данные, которые предоставляет заказчик для расчет объемов работ, инженеры или технические специалисты анализируют их и определяют, можно ли выполнить данный заказ или нельзя (физически выполним или нет смысла входить в данную сделку)

• Проектная документация — комплекс документов, раскрывающих сущность проекта и содержащих обоснование его целесообразности и реализуемости
2. Исполнение
• Подписанный договор — это договор, на основе которого производятся подрядные работы

• Исходная документация с подтверждением получения — документация, на основе которой будут осуществляться работы

• Документы о передаче площадки — документ, подтверждающий фактическую передачу площадки

• Приказы о назначении ответственных

•Журналы учета работ

• Документы, подтверждающие закрытие этапов работ — акты, подтверждающие закрытие этапов работ, подписанные обеими сторонами

• Наличие всех писем в электронном виде (обмен письмами) — обмен электронной почтой считается официальной перепиской
3. Закрытие
• Акт о сдаче проекта целиком — акт, подтверждающий закрытие всех работ на площадке

• Документы, подтверждающие фактическое и документальное освобождение строительной площадки

• Основания возникновения гарантийного случая — акт о переходе в гарантийный период обслуживания
Риски связанные с документооборотом в строительстве
Просрочка работа
Пример: Фактическое выполнение работ, но отсутствие подписанных закрывающих актов на выполнение работ. В данном случае заказчик вправе предъявить неустойку, так как юридически работы считаются не выполненными.
Несоблюдение условий договора
Пример: Несогласование субподрядчика, не сдача отчетности, не сдача исполнительной документации в срок и иные договорные обязательства, предусмотренные договором, повлекут за собой штрафные санкции от заказчика.
Отсутствие требуемой документации для надзорных органов
Пример: Отсутствие соответствующих разрешений может повлечь за собой штрафные санкции от надзорных органов или даже лишние лицензии на выполнение работ.
Не проведен учет части работ в связи с отсутствием документов.

Часть оборудования не поставлена на баланс, не заявлен расход на квартал.
Пример: Отсутствие первичной документации в бухгалтерии ведет за собой неверно рассчитанные налоговые вычеты, которые придется пересчитывать в следующий период налоговой отчетности, а это может привести к штрафам и санкциям от налоговых органов.
Способы предотвращения рисков
Чтобы избежать все перечисленные риски, необходимо использовать программное обеспечение для управления проектами.
Данное ПО должно обладать несколькими блоками:
Архив
Хранение и поиск документов за 1 минуту
Контроль сроков проектов
Отслеживание сроков и оповещение ответственных сотрудников о закрытии этапов и подписании необходимых документов
Контроль исполнения
Отслеживание хода реализации проекта
Ценность LDM.Express
Учет всей строительной документации;
Оперативное согласование и подписание договора с заказчиками или подрядчиками;
Контроль сроков исполнения работ по договорам;
Своевременное направление официальных писем и хранение их со всей документацией по проекту в одном месте;
Координация работы сотрудников;
Работа над проектами всей командой и отслеживание вносимых каждым изменений.
Возможности LDM.Express
Согласование документов
Делегирование задач
Контроль поручений
Отчеты
Учет и хранение
Система уведомленй
Виджеты
Возможности LDM.Express
Согласование документов
Делегирование задач
Контроль поручений
Отчеты
Учет и хранение
Система уведомлений
Виджеты
Система фиксирует и отображает все изменения, внесенные в документы: маршрут, статус согласования и их этапы.
Гибкое делегирование задач и автоматическая передача дел (назначение замещающих лиц в период отсутствия сотрудника).
Возможность отправки сообщений с контролем исполнения и без него. Отслеживание сроков исполнения поручений и уведомление заинтересованных сотрудников.
Гибкая система формирования отчетов
Использование архивной зоны в системе позволяет безопасно и надежно хранить документы. Для быстрого поиска есть: полнотекстовый поиск, поиск за период (по дате), по фильтрам.
Встроенная система уведомлений с возможностью дублирования уведомлений на электронную почту.
Инструменты оперативного отслеживания и управления задачами. Конфигурация дашборда под нужды сотрудника.
Оставьте заявку