Система электронного документооборота для компании строительной отрасли

СЭД LDM. Express подходит организациям, занимающимся проектированием и строительством зданий, сооружений, транспортной инфраструктуры, а также предоставляющим инжиниринговые услуги и любые другие в сфере строительства

Этапы строительного проекта, когда без документов не обойтись

1. Пресейл

• Проект договора — это документ, в котором прописаны все юридические обязательства между заказчиком и исполнителем

• Исходные данные — это те данные, которые предоставляет заказчик для расчет объемов работ, инженеры или технические специалисты анализируют их и определяют, можно ли выполнить данный заказ или нельзя (физически выполним или нет смысла входить в данную сделку)

• Проектная документация — комплекс документов, раскрывающих сущность проекта и содержащих обоснование его целесообразности и реализуемости

2. Исполнение

• Подписанный договор — это договор, на основе которого производятся подрядные работы

• Исходная документация с подтверждением получения — документация, на основе которой будут осуществляться работы

• Документы о передаче площадки — документ, подтверждающий фактическую передачу площадки

• Приказы о назначении ответственных

•Журналы учета работ

• Документы, подтверждающие закрытие этапов работ — акты, подтверждающие закрытие этапов работ, подписанные обеими сторонами

• Наличие всех писем в электронном виде (обмен письмами) — обмен электронной почтой считается официальной перепиской

3. Закрытие

• Акт о сдаче проекта целиком — акт, подтверждающий закрытие всех работ на площадке

• Документы, подтверждающие фактическое и документальное освобождение строительной площадки

• Основания возникновения гарантийного случая — акт о переходе в гарантийный период обслуживания

Риски связанные с документооборотом в строительстве

Нарушение сроков сдачи

Пример: Фактическое выполнение работ, но отсутствие подписанных закрывающих актов на выполнение работ. В данном случае заказчик вправе предъявить неустойку, так как юридически работы считаются не выполненными.

Несоблюдение условий договора

Пример: Несогласование субподрядчика, не сдача отчетности, не сдача исполнительной документации в срок и иные договорные обязательства, предусмотренные договором, повлекут за собой штрафные санкции от заказчика.

Отсутствие требуемой документации

Пример: Отсутствие соответствующих разрешений может повлечь за собой штрафные санкции от надзорных органов или даже лишние лицензии на выполнение работ.

Не проведен учет части работ в связи с отсутствием документов. Часть оборудования не поставлена на баланс, не заявлен расход на квартал.

Пример: Отсутствие первичной документации в бухгалтерии ведет за собой неверно рассчитанные налоговые вычеты, которые придется пересчитывать в следующий период налоговой отчетности, а это может привести к штрафам и санкциям от налоговых органов.

Способы предотвращения рисков

Архив

Хранение и поиск документов за 1 минуту

Чтобы избежать все перечисленные риски, необходимо использовать программное обеспечение для управления проектами.
Данное ПО должно обладать несколькими блоками:

Контроль сроков проектов

Отслеживание сроков и оповещение ответственных сотрудников о закрытии этапов и подписании необходимых документов

Контроль исполнения

Отслеживание хода реализации проекта

Ценность LDM.Express

Система фиксирует и отображает все изменения, внесенные в документы: маршрут, статус согласования и их этапы.

Гибкое делегирование задач и автоматическая передача дел (назначение замещающих лиц в период отсутствия сотрудника).

Возможность отправки сообщений с контролем исполнения и без него. Отслеживание сроков исполнения поручений и уведомление заинтересованных сотрудников.

Гибкая система формирования отчетов

Использование архивной зоны в системе позволяет безопасно и надежно хранить документы. Для быстрого поиска есть: полнотекстовый поиск, поиск за период (по дате), по фильтрам.

Встроенная система уведомлений с возможностью дублирования уведомлений на электронную почту.

Инструменты оперативного отслеживания и управления задачами. Конфигурация дашборда под нужды сотрудника.