Автоматизация хранения документов

Нормативная база

Существуют общие требования к хранению бумажных и электронных документов. К примеру, ФЗ №402 обязывает хранить всю бухгалтерскую отчетность в течение 5 лет. Налоговый кодекс говорит о необходимости архивирования счетов-фактур на срок не менее 4 лет. При этом несоблюдение правил хранения и автоматизации может сделать документы компании нелегитимными. Где можно посмотреть актуальные требования? Могут ли системы автоматизации документов решить этот вопрос?

Согласно Приказу Минкультуры №526, который был выпущен в 2015 году, электронные материалы должны быть заверены ЭЦП. Их архивация и хранение подразумевают:

• наличие двух экземпляров, хранящихся в разных местах (например, на жестком диске и в облаке);
• возможность их просмотра, обработки, передачи с помощью оборудования компании;
• защиту от несанкционированного доступа, утери, уничтожения.

Таким образом, официальные требования предполагают создание условий для простейшей автоматизации хранения документов. Использование СЭД LanDocs в этом смысле предоставляет расширенный набор инструментов. С какими документами работает наша система?

1. Нормативными – стандарты, регламенты, на которые опирается деятельность компании, общие правила.
2. Распорядительные – приказы, распоряжения, официальные заявления, внутренние соглашения.
3. Организационные – расписание, инструкции, должностные обязанности.
4. Бухгалтерские – приходные ордера, накладные, счета, справки, платежные документы, отчеты.
5. Коммерческие – договоры, партнерские соглашения, контракты.
6. Информационные – объяснительные, служебные записки, докладные, свидетельства, протоколы заседаний.
7. Кадровые – списки, приказы, заявления, биографии, личные карточки сотрудников, справки о зарплате и др.
8. Технические – ГОСТ, планы, проекты, результаты испытаний, задания, акты приема-передачи и т.д.

СЭД как способ защиты от непредвиденных обстоятельств

Автоматизация хранения документов при помощи LanDocs поможет настроить время хранения, правила передачи, защитить файлы от случайного уничтожения.

Не стоит забывать о несовершенстве законодательной базы, регулярном обновлении положений и наличии противоречий внутри действующих законов. Согласно ФЗ №402 и приказу Министерства Культуры №526, бухгалтерские документы должны быть закреплены электронной подписью и храниться в течение 5 лет. Будет ли считаться нарушением тот факт, что юридическая сила ЭЦП ограничена сроком в 1 год?

Использование LanDocs поможет доказать соответствие действующим правилам, автоматизировать работу с документами, фиксируя дату их подписания. Представители надзорных органов смогут проверить, была ли ЭЦП легитимной на момент создания договора, протокола или справки. Весь список возможностей и преимуществ LanDocs можно узнать на других страницах нашего сайта. Для ознакомительной работы с системой достаточно приобрести лицензию на одного человека либо оформить бесплатный временный доступ.

Создание архива с документами является необходимостью, что связано с возможностью их запроса со стороны государственных органов (суда, налоговой инспекции, прокуратуры, ПФР). Если вовремя не предоставить официальные бумаги, компания получит штраф или понесет ответственность иным способом. Как правильно хранить отчетность с точки зрения законодательства РФ? Может ли автоматизация обработки документов защитить предпринимателя от штрафов?