Электронный архив документов – купить или создать самому

• хранить шаблоны, типовые договоры, бланки отчетов, квитанций для ежедневного использования;
• удалять документы, вышедшие из документооборота;
• находить нужные образцы, заполнять, вносить изменения и т.д.

Компании, имеющие в штате IT специалистов, часто принимают решение о создании собственной программы электронного архива. Ими движет вопрос безопасности данных, который давно решен в большинстве готовых продуктов.

Преимущества готового ПО

Служба файловых хранилищ позволяет создавать тематические картотеки, разделяя документы по типу, дате, отделам, актуальности и т.д. С её помощью вы сможете полноценно работать с файлами, причем как внутри системы, так за её пределами (поддерживает все форматы, текстовые и графические редакторы). Электронный архив документов купить стоит по следующим причинам:

• высокая скорость поиска, возможность запроса по названию, дате, ключевым фразам;
• настройка доступа с разными полномочиями для сотрудников;
• отслеживание истории, просмотр изменений, внесение правок;
• автоматическая сортировка, перенос устаревших документов в отдельную категорию;
• возможность одновременной работы нескольких пользователей без снижения скорости обработки и программных сбоев;
• защита данных шифрованием, использование электронных подписей

Электронный архив в составе СЭД

Наличие отдельного ПО не решает всех вопросов, связанных с документооборотом. Вместо того, чтобы купить электронный архив, можно приобрести лицензию на использование СЭД. LanDocs включает в себя десятки рабочих инструментов, позволяет пользоваться хранилищем с разных устройств (в том числе мобильных). Через общую систему вы сможете раздавать поручения, подписывать договоры, следить за эффективностью выполнения внутренних задач.

Наша платформа открыта для модернизации, поддерживает возможность расширения: подключения филиалов, дочерних компаний, партнеров. LanDocs – комплексное решение, исключающее необходимость покупки отдельных программ и разработки собственных!

Уже никто не спорит о пользе создания и хранения электронного архива с документами. Он позволяет находить нужные для работы документы и анализировать статистические данные и т.д. Для создания единого хранилища с общим доступом используются специальные программы. Их можно купить в готовом виде или заказать разработку уникального софта. Можно ли обойтись, например, локальной сетью или созданием тематической папки в облачном хранилище? Да, но только если речь идет о малом бизнесе с минимальным числом участников.

Рано или поздно каждый предприниматель сталкивается с необходимостью покупки специализированного ПО. Его ассортимент на отечественном рынке огромен, как сделать выбор? Если речь идет о готовых решениях, то они должны вписываться в специфику работы. Функционал любого электронного архива компании должен позволять: